Proposta de terceirização de serviços: como agendar a visita técnica, enviar o orçamento e retomar quem sumiu

Por Marcos Andrade, Arquiteto de Soluções em IA · Atualizado em 2026-11-04 · 7 min de leitura

Consultora comercial de empresa de facilities na área comum de um condomínio, com prancheta, usando o celular para agendar a visita técnica da proposta de terceirização

Versão em áudio deste artigo:

Proposta de terceirização de serviços que fecha é feita depois de uma visita técnica, mostra escopo, dimensionamento, escala e o que está incluso, chega com um resumo curto pelo WhatsApp e tem acompanhamento até a decisão. Mandar o PDF e esperar é o jeito mais comum de perder a concorrência.

Neste guia você vai ver o que perguntar antes da visita, como agendar a visita pelo WhatsApp, o que a proposta precisa ter (com referência de produtividade usada no setor público), como apresentar em poucas mensagens e como retomar quem sumiu sem ser chato. Faz parte da série sobre WhatsApp para empresa de terceirização.

Por que a proposta de terceirização some depois do envio

O caminho típico: o condomínio pede orçamento, a empresa demora três dias para visitar, manda um PDF de 12 páginas por e-mail e espera. O síndico precisa levar ao conselho, não entende a diferença entre as três propostas que recebeu e escolhe a mais barata, ou a da empresa que ligou de volta.

Demora para visitar: quem visita primeiro ganha a conversa.
Proposta genérica: sem mostrar que entendeu o prédio e o problema.
Sem resumo: o síndico tem de explicar o PDF ao conselho sozinho.
Sem acompanhamento: ninguém pergunta quando é a decisão.

O que perguntar antes da visita técnica

As perguntas certas no WhatsApp evitam visita perdida e já preparam a proposta:

Tipo de imóvel e tamanho (número de blocos, andares, área aproximada).
Serviços: limpeza, portaria, recepção, manutenção, jardinagem.
Postos e horários: diurno, noturno, 12x36, fim de semana.
Materiais e equipamentos: por conta da empresa ou do cliente?
Situação atual: equipe própria, outra terceirizada, o que incomoda.
Prazo: quando querem começar e quando vence o contrato atual.
Decisão: quem aprova e se passa por assembleia.

No SIVA, a IA faz essas perguntas na conversa e salva as respostas nos campos da ficha (postos, área, serviços, prazo). Quem vai à visita já chega sabendo o que procurar.

Como agendar a visita técnica pelo WhatsApp (passo a passo)

Ofereça dois ou três horários livres do consultor, em vez de perguntar "quando fica bom?".
Confirme numa mensagem só: dia, hora, endereço e quem vai receber.
Peça a localização: o cliente toca no botão e manda a localização do prédio.
Lembrete na véspera: com o nome do consultor e o que ele vai olhar.
Remarcar sem atrito: se o síndico não puder, ele remarca na própria conversa.

A agenda do SIVA mostra só os horários livres, confirma, remarca, cancela e manda o lembrete. Veja como no guia de agendamento pelo WhatsApp.

O que uma proposta de terceirização de serviços precisa ter

Item	O que mostrar	Por que importa
Escopo	Serviços, áreas e frequência de cada tarefa	Evita discussão do que está incluso
Dimensionamento	Quantos colaboradores e em quais postos	Mostra de onde vem o preço
Jornada e escala	Horários, 12x36, folguistas	O cliente vê se o posto nunca fica descoberto
Cobertura de faltas	Como e em quanto tempo a falta é coberta	É a maior dor de quem contrata
Materiais e equipamentos	Inclusos ou por conta do cliente	Muda bastante o valor
Supervisão e canal	Supervisor, visitas e como abrir chamado	Mostra organização
Valor, reajuste e prazo	Mensal, data-base da convenção e vigência	Evita surpresa na renovação
Documentos	Certidões e comprovação de encargos em dia	O contratante responde de forma subsidiária

O último item pesa. Pela Lei 6.019/1974 (artigo 5-A), a contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas do período do contrato e deve garantir segurança, higiene e salubridade quando o trabalho é feito nas dependências dela. Síndico e gestor bem informados pedem certidões antes de assinar.

Para o dimensionamento da limpeza, uma referência pública: editais federais usam a produtividade da IN 5/2017, de 800 a 1.200 m² de área interna e de 1.800 a 2.700 m² de área externa por servente. Exemplo: 2.400 m² de área interna dão entre 2 e 3 serventes, conforme o tipo de piso e o movimento. No setor privado, ajuste pela visita.

Dica: Piso salarial, encargos e benefícios dependem da convenção coletiva da categoria e do regime tributário da empresa. Este guia é informativo e não substitui o contador e o advogado na formação do preço e no contrato.

Como enviar a proposta pelo WhatsApp em 3 mensagens

Mande o PDF, mas não só o PDF. Três mensagens curtas fazem o síndico entender e levar ao conselho:

1. Envio com resumo

[nome], segue a proposta para o [nome do condomínio]. Resumo: [serviços] com [número de colaboradores] colaboradores, escala [escala], materiais [inclusos ou não], valor mensal de [valor]. O PDF tem os detalhes.

2. O diferencial que você viu na visita

Na visita, vi que o ponto mais crítico é [problema visto na visita]. Por isso a proposta já prevê [solução]. Faltas são cobertas em até [prazo combinado].

3. Pergunta da decisão

Para eu me organizar: a decisão será do conselho ou da assembleia? Tem data prevista? Se quiser, posso mandar um resumo de uma página para você apresentar.

No SIVA, o comercial usa a Resposta Pronta: a IA escreve a sugestão com base na conversa e no que ficou salvo na ficha, e o atendente revisa e envia com um toque.

Follow-up: retomar quem sumiu sem ser chato

Linha do tempo da proposta de terceirização de serviços: pedido, visita técnica, envio com resumo, retomadas e decisão, com as etapas do funil — Proposta de terceirização de serviços: cada etapa tem um próximo passo, e quem sumiu recebe retomada até a decisão.

Dois dias depois do envio: "Conseguiu olhar a proposta? Ficou alguma dúvida sobre a escala?"
Uma semana depois: ofereça algo útil, como o resumo de uma página para o conselho.
Perto da data da decisão: "A reunião do conselho ainda é na quinta? Posso ajudar com alguma informação?"
Depois da decisão: ganhou, marque a data de início. Perdeu, pergunte o motivo e anote o vencimento do novo contrato.

Use um funil com as etapas da venda: pedido recebido, visita agendada, proposta enviada, em análise, assembleia, fechado ou perdido. No SIVA, a retomada automática chama de volta quem parou de responder, e você vê em que etapa cada proposta está.

Erros que fazem perder a concorrência

Passar preço sem visita: o valor fica errado para cima ou para baixo.
Copiar a proposta do último cliente: o síndico percebe.
Dar desconto sem mudar o escopo: a margem some e a qualidade cai depois.
Não perguntar a data da decisão: sem ela, o follow-up é no escuro.
Sumir depois do envio: a empresa que liga de volta parece mais organizada.

Para encher o funil com novos pedidos, veja como conseguir contratos de terceirização. E, depois de fechar, o atendimento do dia a dia segue no guia de abertura de chamados pelo WhatsApp.

SIVA para o comercial da terceirização: visita marcada na hora e nenhuma proposta esquecida

O SIVA responde o pedido de orçamento a qualquer hora, faz as perguntas que a sua proposta precisa e marca a visita técnica na agenda do consultor, só nos horários livres, com lembrete. Depois do envio, cada proposta fica numa etapa do funil, e quem parou de responder recebe a retomada.

O comercial atende no mesmo número que a operação, com login próprio, e usa a Resposta Pronta para responder rápido sem perder o tom. A gente deixa tudo pronto para você. Veja as funcionalidades.

IA 24 horas que faz as perguntas da proposta e salva na ficha do cliente
Agenda da visita técnica pela conversa: horários livres, confirmação e lembrete
Botão para o cliente mandar a localização do prédio
Funil com as etapas da proposta e retomada automática de quem sumiu
Resposta Pronta: a IA sugere, o comercial revisa e envia com um toque

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Perguntas frequentes

O que deve ter numa proposta de terceirização de serviços?

Escopo, dimensionamento dos postos, jornada e escala, cobertura de faltas, materiais, supervisão, valor com reajuste e vigência, e os documentos que comprovam encargos em dia.

Como calcular quantos serventes para a limpeza?

Como referência, editais federais usam a IN 5/2017: 800 a 1.200 m² de área interna e 1.800 a 2.700 m² de área externa por servente. Ajuste pelo tipo de piso e pelo movimento, depois da visita.

Dá para mandar a proposta pelo WhatsApp?

Dá. Mande o PDF com um resumo curto em texto, explique o diferencial que viu na visita e pergunte quando é a decisão.

Quanto tempo esperar para cobrar resposta da proposta?

Uma retomada dois dias depois, outra em uma semana e outra perto da data da decisão. Sem insistir depois de um não.

Por que o condomínio pede certidões da empresa terceirizada?

Porque, pela Lei 6.019/1974, a contratante responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas do período do contrato.